当你的组织发出一份重要的备忘录，宣布一项重大的新变革努力，或政策改革，或战略转变，或其他一些重要的话题时，问你自己这个关键问题:你的员工中有多少人会真正理解你所说的?
然后，假设人们真的打开了你的电子邮件备忘录(让我们面对现实吧，这还远远没有定论)，问问你自己:有多少人理解并接受这些内容?
如果你现在开始怀疑你的备忘录是否有冲击力，或许也可以问问自己:当你上次在全公司范围内发送一份备忘录，宣布一项重大变革时，你有没有看到任何员工在变革开始时显得震惊，就好像他们没有收到详细说明你的计划的备忘录一样?
备忘录没有说明原因
人们不理解公司备忘录内容的最大原因之一是，备忘录并没有为人们最重要的问题提供答案。
员工不有意识地选择忽略你的备忘录，但当他们找不到问题的答案时，这种情况就会发生。真正令人震惊的是:你的备忘录需要回答的最重要的问题取决于阅读备忘录的人。
让我们更详细地讨论最后一点。
超过100万人参加了在线测试。”你的沟通风格是什么?数据揭示了四种不同的主要沟通风格:直观的，分析，功能,个人．
*直观沟通者想要快速得出结论，而不是浪费时间或给出背景故事。
*有分析风格需要确凿的事实和数字。
*患有功能风格要循序渐进的过程分解。
*个人与此同时，交流者更喜欢非正式、友好和温暖的情感语言。
需要注意的是，解决每种风格的沟通需求需要的不仅仅是用稍微不同的方式重新构建相同的信息。
为人们提供他们想要的东西通常需要提供截然不同的信息类型。
用一个例子来解释这一点更容易，所以让我们想象一下，您的公司通过CEO的一份全公司范围的备忘录宣布合并。
下面是如何针对这四种不同的风格来写备忘录:
继续下面的条
直观的风格:“通过与另一家公司的合并，我们相信我们可以成为这个市场的全球领导者，并为未来十年规划出一条持续增长的道路。”
分析型:在分析了过去18个月的销售数据后，我们发现32%的销售损失是由于没有足够广泛的产品提供。如果我们有一个更广泛的目录，我们的销售额将增加8.32亿美元。”
功能性风格:”合并过程需要12个月到18个月的时间。我们的第一步是召集一个联合工作组，整合我们的营销工作。显然，我们面临的主要挑战是整合运营。第二步是执行一个程序来捕获任何客户服务错误。如果这意味着保护我们的客户不犯任何错误，我们愿意放慢集成工作的速度。第三步是收集几个月的数据，第四步是逐步推出集成。”
个人风格:“我知道很多人担心失去我们的特殊文化，以及我们与同事和客户之间的联系。我也有同感，我们将确保我们的行动能够加强我们与客户以及彼此之间的关系。我认为这是一个在我们所擅长的基础上发展的机会，同时也给了我们一个解决问题的机会(比如沟通障碍)，你曾告诉过我，这些问题多年来一直困扰着你。我的大门，以及每一位高管的大门，永远为更多的交谈敞开。我们彼此之间的纽带以及我们与顾客之间的纽带使这个地方如此特别。”
您会注意到每种样式都需要不同的信息。
分析型的人想要实际的数据，用数字和小数点来证明合并的合理性，但他们一点也不关心个人人士想要的移情的话。那些具有功能性风格的人想要每周对下一步的分解，而直觉型的员工希望你尽可能快地切入主题。
如果你的公司备忘录看起来像我的团队阅读和重写过的成千上万份备忘录，那么它们可能只代表其中一种风格。但我几乎可以保证，你的员工群体包含所有四种风格，所以即使缺少一种风格，也可能会排除四分之一的员工。
由于他们的注意力持续时间不同，你应该从直觉型开始，然后转向分析型，然后是功能型，最后以个人信息结尾。
备忘录是一种与员工沟通的快捷且廉价的方式。可以肯定的是，你应该在备忘录中补充一份强烈而详细的沟通策略。各级领导都应该直接与员工沟通，无论是面对面的还是通过视频。但是经典的公司备忘录仍然有它的作用，这就是为什么认真对待备忘录并处理各种风格很重要。
