2020年1月20日，美国华盛顿州确诊首例新冠肺炎病例。到3月份，许多雇主开始让他们的工人回家，预计这将是临时的。近一年后，最初的大流行应对措施已演变为许多员工的长期或可能永久的在家工作安排。
在大流行之前，大约10％的美国劳动力远程工作，通常是科技公司提供的住宿或津贴。现在，在Covid-19到达美国的一年以上，并且由于宽带技术没有小部分，WFH安排已成为主流，看起来他们在这里留下来。实际上，咨询公司预测，三分之一的企业预计50％或更多的员工将继续远程工作。
管理WFH员工队伍带来了独特的挑战。如果雇主们只是简单地认为一切如常，即使是在办公室以外的地方，也可能会措手不及。例如，公司可能没有意识到，选择在另一个州远程工作的员工可以让雇主遵守另一个州的法律。企业也可能没有意识到，他们要求在办公室提供的许多就业保护也适用于员工的远程工作地点。
因此，雇主应审查和修订其政策和做法，以确保遵守由雇员从事工作的州和地方司法管辖区执行的就业法律。公司还应考虑来自平等就业机会委员会(EEOC)、劳工部(DOL)、职业安全与健康管理局(OSHA)以及州税务当局的指导。
以下是雇主计划继续与WFH劳动力继续的合规指南。
沟通
一如既往，一个成功的法规遵循策略需要一个成功的沟通策略。与员工沟通你的政策和规则适用于现场和亲密的员工。随时通知WFH员工政策或做法的变化，以支持持续参与。确保在工作场所张贴通知员工他们在联邦、州和地方法律下的权利的海报，以便所有员工都能看到，包括那些处于WFH地位的员工。
国家和地方法
您是否知道您的员工在远程工作时所在的位置？您是否需要他们能够以最少的通知向现场工作地点报告？您想在员工可以工作的地方放置限制吗？
越来越多的州和地方有自己的法律与有关病假的主题有关，并支付透明度。如果您的员工在其中一个国家中的一项国家，您将被要求遵守该州的法律。
例如，如果您的员工从科罗拉多州远程工作，那么该人将以每30小时赚一小时的速度赚取病假休假。或者假设您甚至在加州或科罗拉多州远程工作的员工。您可能有义务遵守加州的薪酬数据报告法或科罗拉多州的薪酬透明度法律。
平等就业机会委员会
WFH政策应确定有资格获得远程工作机会的职位，提供请求和授权WFH安排的过程，并提供终止WFH安排的过程。所有通知都应该写作。
以一致和非歧视的方式管理WFH政策。拒绝WFH的请求必须基于合法、非歧视性的理由。记录拒绝WFH请求的原因。
如果WFH的安排只是临时的，那么明确地告诉员工，当办公室的业务恢复时，WFH的安排将停止。
此外，确保工作描述是最新的，并且它们标识每个位置的基本函数。请清楚，在WFH安排期间暂时放弃一个或多个必要的工作职能不会永久改变必要的工作职能。
此外，如果员工因残疾而要求WFH作为住宿，请遵循《美国残疾人法案》或适用的州法律要求的流程。如果员工在远程工作时表现令人满意，并重新提出要求，那么过去基于认为不能远程工作的基本工作职能而拒绝WFH安排的做法可能需要重新考虑。
当然，还要遵守州法律规定的所有法律规定的培训，比如伊利诺伊州和加利福尼亚州规定的防止性骚扰培训。
工资和小时
准确跟踪远程工作员工的所有工作时间(以及休假时间，包括家庭和医疗休假法案)。确保没有加班费的员工有加班费。考虑在远程工作状态下的移位差速器的适用性。并遵守州有关非免税员工用餐和休息时间的法律。
由于远程工作可能会导致非正常工作时间，建立计时方法，跟踪和记录员工远程工作时的工作时间、吃饭和休息时间、加班工资。同时，就加班、加班、提前批准加班、报告所有加班时间以及未经授权的加班的纪律后果进行沟通。
确定员工远程工作的城市和州的带薪休假要求是否与非居民雇主现有的休假政策不同，以及带薪休假要求是否适用于非居民雇主。
另外，如果员工在担任WFH期间离职，他们应该如何归还公司财产。评估是否允许根据联邦或适用的州法律，如果员工未能遵守返回的条件，从员工的最终工资中扣除公司财产的成本。许多州要求这种工资扣除必须在雇员签署的书面协议中。
费用报销
员工可能有权报销在联邦或州法律下进行工作所需的费用。因此，采取措施，确定可报销的费用，提交报销费用的程序以及所需的文件。
痛单位发表指导during the pandemic prohibiting an employer from requiring non-exempt employees who are covered by the Fair Labor Standards Act (FLSA) to pay or reimburse the employer for items that are business expenses of the employer, if doing so reduces the employee’s earnings below the required minimum wage or overtime compensation. Additional costs can include internet access or more secure or faster internet access, an additional phone line, a computer and increased use of electricity.
对于被豁免的员工，根据FLSA的工资基础测试，从薪水中扣除与远程工作相关的额外费用可能被认为是不允许的。(一些州的法律也规定了雇主的业务费用报销，应该予以考虑。)此外，雇主不得要求雇员偿还或要求雇员支付有关为残疾雇员提供的合理食宿安排的费用。
继续下面的条
隐私法
远程工作安排引起了雇主们对如何监控生产力、保护知识产权、确保商业信息的机密性和防止数据泄露的担忧。先进的技术不仅提高了远程工作时监视员工的能力，而且如果雇主不适当地监视员工，违反联邦、州和普通法，这种监视也可能增加法律责任。
法律允许雇主监视使用其设备和网络的雇员。如果员工使用自己的设备和互联网连接，更有可能侵犯员工的隐私权。但即便如此，如果雇主在适用法律的范围内，并向员工提供有关监控和隐私预期的通知/同意，某种程度的监控是允许的。
监督政策应与联邦和州法律保持一致，并应平衡雇主关切与雇员隐私权。
保密
采用并沟通员工必须遵守的网络安全政策和协议，以保护专有信息，并将泄露或数据泄露的风险降至最低。与IT部门合作，实施网络安全保障措施，如虚拟专用网(VPN)，允许访问雇主的网络，同时降低机密信息的安全风险。
还要求员工签署一份确认书，确认他们收到了公司拥有的设备，以及他们有义务保护电子设备和机密信息的安全，包括在保密协议下的义务。
安全法
WFH员工所遭受的工伤可能适用工伤补偿法。因此，请审查相关政策，确保在另一个州远程工作时发生的伤害的保险范围。
OSHA没有要求雇主根据a2002年OSHA指令OSHA通常不会检查员工的家庭办公室，也不会让雇主为员工的家庭办公室负责。
然而，OSHA将进行检查其他类型的以家庭为基础的工作地点，例如家庭制造业务。雇主须对因雇主提供或要求在工人家中使用的材料、设备或工序而造成的家庭工地危险负责。
继续维护适当的300份远程工作人员受伤的日志，并培训WFH员工报告与工作相关的伤害。根据职业安全与健康法案的要求，雇主必须保存与工作有关的疾病或伤害的记录与遥控工作场所或办公室发生的有关的伤害或疾病如果符合29 CFR 1904的可记录性要求。
州及市税收
一般来说，如果企业与州有联系，就必须遵守州税法，其中可能包括一名在州外远程工作的员工。由于流感大流行导致的WFH安排，雇主可能根据雇员远程工作地点的地理位置，而不管雇主的实际位置，面临不同的预提和工资义务以及其他州和市税收要求。
例如，许多雇主在堪萨斯州，MO，员工有员工，他们在堪萨斯州的家里远程工作，提高了关于堪萨斯城，莫，盈利税的适用性的问题。
一些州已经发布了远程办公税收政策或收入来源指导，以实现州税收目的，并基于与其他州的互惠协议，防止双重征税的豁免。但是，对于疫情期间在其他州远程工作的员工的收入来源问题，各州的决定并不统一。州对远程工作的雇员征税不仅导致雇主和雇员承担新的税收义务，而且还引发了州间的诉讼。
雇主也要承担州失业税义务，这可能会受到WFH安排的影响。因此，公司应该就州和市的税收义务采取以下步骤:
- 确定员工远程工作的国家和城市。
- 确定与员工远程工作的每个州和市政相关的Nexus和扣留规则。
- 确定与每个WFH员工相关的州和市潜在的代扣税款义务，并在适当的其他州和地方登记工资税。
- 确定每个WFH员工必须支付哪些国家失业税。
- 向员工提供任何额外的、适用的预提义务的信息。
- 及时了解本主题的国家规则，法规和常见问题解答。
随着WFH继续获得更大的立足点，对于企业来说至关重要，以了解继续更改以确保合规性。
