2019冠状病毒病大流行迫使大量员工做出了出乎意料的在家工作安排。许多组织报告说，在可预见的未来，他们计划至少让一部分员工继续远程工作。
远程办公可能给雇主带来一系列挑战，包括遵守工资和工时法规。事实上,米远程工作人员的任何工资和工时遵从性挑战都涉及工作时间的准确跟踪和报告。不像在实际工作现场，员工在主管的指导下打卡上下班，远程员工有更大的责任及时报告，如果你不能有效管理这个过程，就会让你很脆弱。
下面是您在远程工作人员(主要是非豁免的小时工)中可能遇到的常见挑战，以及减少发生违规风险的策略建议建立员工“工作时间”边界和促进管理监督的程序。
为员工提供明确的指导
主管在指导和执行员工时间管理政策方面起着关键作用。健全的内部政策的存在也可以发挥重要作用。然而，组织研究人员有发现政策本身往往不足以确保遵守。监督人员的直接参与可以帮助实现组织的法规遵循目标。
监管人员可以在两个方面对合规性产生重大影响。首先是提供与时间跟踪和报告相关的明确期望。通常，这包括确保员工意识到如何报告他们的时间，确定应该报告的频率，并传达组织希望根据员工的所有工作时间支付工资的愿望。
第二个方面是就哪些活动是“可补偿的”(并应予以报告)和哪些活动不是“可补偿的”提供详细指导。确定符合可补偿工作的法律定义的活动可能是复杂的，有时是法庭上相当辩论的主题。突然转向WFH环境会进一步模糊这种区别。如果没有适当的指导，员工不可能对可补偿活动有一致的解释，导致对应该报告的时间的错误假设。
例如，员工在正常工作时间之外进行启动和关闭电脑等活动所花费的时间，以及与同事交换短信和电子邮件的时间，有时不会被计入工作时间。但在某些情况下，他们可能是可以补偿的。来自主管的明确指导可以帮助减少不一致和最大限度地提高时间报告的准确性。
探索技术解决方案
有各种各样的技术选项可以帮助促进准确的时间报告。例如，您可能想要创建一种机制，允许员工快速、轻松地记录在工作轮班之外的可补偿活动上花费的时间。在这些情况下，员工报告时间需要付出更大的努力，这可能会导致员工少报时间。
另一种最大化跟踪工作时间准确性的方法是实现具有“计时器功能”的软件。员工可以在执行不同的活动时激活和停止计时器。为了增加细节和效率，可以创建“活动代码”来反映员工正在执行的活动。这种详细和频繁的跟踪工作可以提高所记录信息的准确性。
一些公司还可能为员工提供“瘦客户端”计算机。与传统计算机不同，瘦客户机提供了到公司服务器的网关——员工必须登录才能工作。这一功能使雇主能够监视雇员的工作内容和持续时间，在某些情况下还可以监视生产力。此外，可以根据需要在特定时间内限制或拒绝对公司服务器的访问。
安排员工
在某些情况下，另一种推动遵从性的策略是创建详细的时间表，为不同的活动分配特定的时间段，包括用餐和休息时间。可以通过Outlook或谷歌等共享日历程序分发日程表，这有助于消除关于远程工作的模糊预期。
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明确预期的另一个好处是减少许多员工在高度模糊的工作环境中所经历的负面心理影响(例如，压力、不良的工作态度)。
对报告时间进行审计
也许确保员工准确报告时间的最好方法是执行审计。组织研究人员得出的结论对于有效的政策来说，对员工的监控和管理不合规的可见后果通常是必要的。审核时间记录提供了一种直接评估合规性的机制。它允许您对报告的时间进行更正，这不仅确保您为员工的工作支付适当的报酬，而且还将您的组织的法律风险降到最低。
你可以使用各种来源进行审计，包括将公司电话或电子邮件数据与员工报告的时间进行比较，评估午休时间的长度和时间，寻找时间四入模式(例如，总是在早上8点准时开始工作)或无法解释的异常值(报告的时间非常长或非常低)。
详细的审计可能是耗时的，有时并不适用于所有工资期的所有员工。在这种情况下，执行随机或定期审计可以实现许多相同的目标。在随机审计中发现的任何问题都可能需要采取进一步的行动，例如增加沟通或更广泛的审计。
驾驶合规主动
远程劳动力规模的迅速增长带来了与遵守劳动法相关的挑战。有各种各样的方法来确保所有的工作时间对小时工都有补偿，并且工作的性质适合豁免雇员。最有效的策略将取决于许多因素，但您应该注意并积极地推动遵从性。
考虑到与不遵守相关的潜在的高暴露，您可能有必要重新评估当前的实践，以减少潜在的违规行为。这些方法中的许多都可以在内部实现，但是您可能会受益于与外部专家合作，以提供远程劳动力的客观评估，以最大限度地遵守各种就业法律。
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