Seyfarth简介当前位置美国首都华盛顿的气温可能正在升高，但移民和海关执法局(ICE)正在保持降温。海关执法局代理局长马修·阿尔本斯，确认了近3330份检查通知书(NOI)已经在50个州和波多黎各提供服务，为各种形状和规模的公司启动I-9表格审计。预计在海关执法局最新的扫盲行动结束前，将发出超过5,000份“禁止入境通知书”。在目前的执法环境下，黎明前的执法行动(或称为“突击搜查”)甚至可能会重新出现，让工人和他们的雇主都感到惊讶。
公司应该期待罚款会攀升到天价，最近有报道称罚款金额高达数百万美元，尤其是针对不合规的电子I-9系统——没错，这与非法工人无关。
什么是禁止通知书?
一个NOI发起政府行政检查查阅公司的I-9表格，以确定他们是否遵守现行法律。美国移民和海关执法局(ICE)国土安全调查(HSI)的领导层认为，民事行政审计只是ICE可以用来减少对未经授权的失业的需求和保护美国工人机会的众多工具之一。目前的执法策略包括扩大民事处罚、雇主审计和取缔，以及对故意违法的雇主提出刑事起诉。
会发生什么呢?
当一名审计员和/或一名ICE代理人到达客户家门口，送达NOI时，ICE审计开始:
- 服务也可以通过美国认证邮件完成，要求回执。确保您有一个协议，使NOI及时到达正确的一方。供您参考，我们之前提供过快速指南:在被国土安全部-移民和海关执法局探员访问时该做什么．
- 如果是亲自来，代理通常会递交通知，并要求见经理或负责表格I-9职责的人。收到通知书的雇员须签署一份确认已收到通知书的文件。签字没问题，我保证你还可以保留你的第一个孩子。
- 然后，公司将有三(3)天的时间对NOI作出回应，但有充分理由可以延长。这三天很快就会过去，关键是企业要明智地利用这三天。
- 应该非常认真地对待NOIs。2017年，美国历史上最大的判决被判Asplundh树专家公司由于非法雇用非法移民，该公司最终不得不支付总计9500万美元的没收和民事索赔。
公司需要知道什么
HSI领导层已被指示继续增加检查次数;预计许多公司将在下周左右收到这些政府传票。从历史上看，ICE优先调查涉及关键基础设施和传统目标行业，包括服务业、餐馆和酒店、建筑、实体零售商、生产和包装、景观美化、维护和制造业。
大多数NOIs都是由线索和线索引起的。我们有几家公司在不同的工作地点，跨越州界，收到了多个不批准。这可能纯粹是一个巧合，也可能是26个地方办事处(或他们所谓的特别代理人)之间比我们过去看到的更协调的努力的证明。现在下结论还为时过早。
如果你收到拒绝通知书，你应该怎样做?
无论公司的规模大小，都应该非常认真地对待收到的“不同意通知书”。如果你收到了，立即采取行动是至关重要的。法律要求雇主在收到NOI后三天内，为每名在职雇员(以及在保留期内被解雇的雇员)向ICE提供表格I-9。没有及时完成I-9表格，或者工作草率导致罚款如果雇佣无证工人，每名员工的成本将高达573美元至22927美元。
在任何情况下，公司都不应放弃他们提交表格I-9的三天时间。在此期间，遗失的I-9表格将需要查找，并/或在必要时填写。除了表格I-9外，还需要收集员工名单、工资单、E-Verify和SS不匹配信息、商业实体和人力资源机构/承包商信息等文件。提交应该整齐地组织政府。与经验丰富的律师一起工作可以简化紧张的时间。
如何准备政府的检查
积极主动地解决移民合规方面的差距。以下是一些可以确保这一点的做法:
内部评估，I-9审计和补救．I-9表格通常被称为“美国最复杂的3页表格”。公司应考虑在有经验的律师指导下进行内部I-9审计。然而，在决定进行全面审计之前，公司应该考虑其他替代方案，例如对政策和流程进行内部评估，并在适用的情况下对i -9和E-Verify进行抽样检查。这样的项目可能更合适，也更划算。然后，公司可以决定是否需要一个完整的I-9审查或更广泛的截面。无论哪种方式，及时修复i -9上发现的任何问题都是至关重要的。这些包括但不限于，简单的文书违规，i -9表格缺失，工作授权过期，以及伪造文件。根据结果采取行动是关键，更严重的问题应尽快得到解决。积极主动将减少罚款和处罚，还将在ICE审计时建立诚信辩护。
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审查/建立政策和程序。管理人员不能对领域中发生的事情视而不见，应该坚持遵循规范的实践。“不问不说”的移民政策似乎是ICE感兴趣的目标。公司应该查看他们的招聘前申请、I-9保留时间表、复印政策、社会保障(SS)号码相关的“不匹配”问题(他们又回来了!)、重新验证政策和实践，以及其他相关流程，以确保遵守法律。从反歧视的角度来看，这些政策和流程应该得到一致的执行。
进行尽职调查。无论是在合并、收购还是重组的背景下，了解合规的当前状态都很重要:
- 对于上市公司来说，这一点尤其重要，因为这些公司可能会因为高管在允许不合规行为发生中可能扮演的角色而面临股东的问题。因此，如果I-9问题在结束前被优先处理，应尽快处理交易后的清理工作。
- 另一个经常被忽视的合规领域是对电子表格I-9系统进行尽职调查。并不是所有的系统都符合电子I-9规定，移民和海关执法局开始重点审查这些系统，并对缺陷进行罚款。事实上，政府最近发布了超过1000万美元的罚款通知，其中的门槛问题包括审计跟踪和数字签名。
要积极主动．不要忽视政府的通知，包括SS不匹配信件，《平价医疗法案》健康保险通知，以及其他非常规的不匹配通知(例如不在你公司工作的员工的失业索赔)，或潜在的身份盗窃问题。不要忽视账面上现有的责任，包括那些i -9表显示他们没有被授权工作的人。考虑使用E-Verify和其他政府推荐的最佳做法。审查IMAGE最佳实践并考虑参加HSI IMAGE培训。该计划最近进行了修订，目前为加入该计划的公司提供了罚款豁免权。IMAGE并不适用于每一家公司，与政府合作的决定应与法律顾问仔细考虑。以下是一些减少暴露的快速方法:
- 确保每个在职员工都有一份I-9表格存档;
- 当员工的工作授权已过期时，确保完成所有第3节的复核，并设置节奏以确保及时完成第3节;而且,
- 在未来的基础上保留身份和工作资格文件的副本(如果还没有完成)。
投资持续培训．虽然严格的政策和程序可以减少错误，但人力资源人员的流失，加上美国公民和移民服务局(USCIS)指南的不断更新，使得加强持续的培训、工作帮助和内部主题专业知识变得至关重要。除了传授技术知识外，培训还应强调I-9表格的重要性以及认真对待这一过程的必要性。公司应该查看与政府相关的免费在线资源，并为其I-9管理员组织一个可访问的图书馆，同时保持该空间的更新。
为政府访问做准备。企业应该准备好迎接“政府”的敲门。无论行业或公司规模如何，这是每个公司都应该有一个计划的事件。
此管理警报首先出现在赛法斯的大型移民法博客。
